提升效率的思维

我们一直说，人类和动物的区别，在于人类会使用工具。工具在于提高人办事的效率，甚至帮我们做到一些靠自己双手没法做到的事情。道理大家都懂，然而很多人都停留在懂的层面，做事情的时候却没有将其运用到实际当中。为什么有些人做事情游刃有余、运筹帷幄，为什么有的人焦头烂额、哭天抢地，也许并不是我们通常理解的“能力”差距，只是缺乏一个效率意识。

几年前我刚参加工作的时候，有一个漂亮的女同事经常加班到很晚，边做表格边抱怨，有一天我也加班顺便好奇过去看看。结果她在一次一次地CTRC + C和CTRL + V 贴上千行的表格做计算，同时切换几个表格来贴数字进行汇总。于是我花了不到1分钟帮她设置了一下公式，然后一个下拉到底，她立马可以发出去下班了，而且从此以后都能按时下班……然而后续没有故事，让看官们失望了。

有一位设计师同事，需要画一组页面，在我看来1小时一张时间已经绰绰有余了，因为草稿我已经完全画好了，只要在我的基础上做成高保真的就可以，结构完全不用调整。结果画了两天依然一张完整的图都没有出来，除去本身能力或者是否有偷懒不说，单就软件操作效率来说，也实在是太低。于是我过去看了看他是怎么操作的：很多图和表都是一样的格式，但是他到了下一张不是选择复制原有的过来修改，而是每个都单独再做；只要锁定背景就可以框选的目标，他却要小心翼翼地用鼠标一个一个地点击，不小心选到了背景还得重来……其实这些操作都很简单，他也不是不知道，但是就在这个时间做这个事情的时候一股脑陷进去了，把应该用脑力解决的问题变成了体力活……

这种例子还有很多很多……

做软件开发项目，为什么有的的人报价20万，有些人只要5万？是他们服务不行名气低所以要价低吗？不是的，而是他们有类似的项目经验，只要把原来的代码拿出来稍加改动就可以交工了，花费20%的时间收25%的费，这就是竞争力，而20万那家没有积累，万事都得从新开始，如果5万，只有亏本的份。

为什么有些人PPT做的那么好那么快，而有些人做出来的风格诡异，颜色搭配尽显非主流质感，字体大小不一问题层出而且仍然耗费了相当多的时间？因为前者有积累有模板，每次只要把内容套到这个模板里在稍作调整就能产出一个精美的PPT，而后者，每次所有格式都要自己调，颜色要自己试，图片要自己找，也许80%的时间都在做这些没有必要花太多时间上的事情上。也许有人问“他有模板，不公平”，这个时代在网上，找个PPT模板实在是一件易如反掌的事情，如果你需要高质量的，大可以去买，淘宝花几块钱就解决了。

很多东西效率都是可以提升的，每一个你觉得厌烦的、重复的工作，有许多都是可以想办法优化的。传统的人工流水线作业现在有了全自动的机械化生产；原本自己要敲很久的基础代码，现在到github上直接拿过来改一改就成型了；甚至客服，你以为每个电话都要自己接去解答，但是很多问题是相似的重复的，只要语音助手按个123就能解决……

有些人25年的工作经验，有些人一年的经验 x 25 次……

我们需要这样的一个意识或者说一个习惯，如果你需要经常做同样的工作，那么请给自己准备一个【模板】，比如文档模板、合同模板、表格模板、代码模板等等，把时间用到更需要花时间的地方。如果你要一次处理一个没有遇见过的问题并且可能会用到不少的时间，那么请别着急下手，先分析一下里面内容是否有共性，是否有可以复用的地方，是否已有别人成熟的方法可以直接套用过来？时间就是金钱，省时间就相当于省钱，这样你有更多的精力去处理其他的东西帮助自己提升。

一天上班8小时，我们不能就像搬砖一样，满打满算做完心满意足觉得自己很努力没偷懒是个好员工，而别人却有空喝喝咖啡聊聊天上上网就一定是很闲。我们需要持续学习新鲜的东西，因为这也是工作的一部分。